こんにちは。kokotataです。
初めて「社会保険労務士法人」や「人事」で働くことになったあなたへ。
入社前に準備しておくべき便利なアイテム一覧を紹介します。
今から紹介するものを揃えておけば、入社後スムーズに業務に携わることができます。
では、紹介していきます。
電卓（時間計算ができる物）
社労士業務・人事において一番使うのが「電卓」です。
保険料の計算・給与計算などで「電卓」は必須アイテムとなります。
そして時間によって金額が変化する内容に関しては、「時間計算」をする必要があります。
なので、普通の電卓では厳しい場面が必ず発生しますので、「時間計算」ができる「電卓」が必要になります。
🔻いくつか紹介🔻
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基本的に１２桁は必要です。
（扱う金額が大きいため）
「時間計算ができる電卓」が一つあるだけでかなり計算が楽になります。
使い方に関しては少し慣れるまで時間がかかりますが、扱えるようになれば色々な場面で活躍します。
それに、計算において一番間違いやすいのがこの「時間計算」です。
これまで、時計を見て数えていくだったり
わざわざネットで調べて計算するというやり方をしていませんでしたか？
すごく手間がかかりますよね。ましてや時計を見て数えるなんて間違いなくミスが発生します。
この電卓があればミスを防げる上に、普段の計算のように入力していくだけなので手間がかからない。
業務効率に大きくつながります。
手続きマニュアル
労働保険（雇用保険）・社会保険
社労士業務には、１号業務から３号業務があります。
詳しくは、下記にて紹介しているのでご参考ください。
🔻社労士業務の実態🔻
これらの業務の中で、圧倒的に多いのが「１号業務」です。
「１号業務」いわゆる「申請手続き」です。
この申請手続きは現在は簡略化されており、初心者の方でもできるようになってきました。
ですが、根本を理解しないと手続きができてもクライアントへ手続きの案内等ができません。
「社会保険の取得をしたいのですが、必要書類は何が必要ですか」
という質問が来たときに、案内する必要があります。
このときに「必要な書類は何か」「なぜ必要なのか」「原本それともコピーなのか」など伝えるべき内容は多岐にあります。
これらを説明するにあたってその都度誰かに聞きに行ってしまっては時間の無駄です。
それに、何度も教えてくれる優しい方がいれば最高ですが
「それくらい自分で調べてください」と言う方もいます。
そんなことを言われたら再度質問をしづらいですよね。
これを回避するためにも、手続きにおける「情報源」が必要です。
🔻おすすめマニュアル🔻
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これらのマニュアル本が一冊でもあれば、かなり便利です。
手続きの仕方はもちろん、必要書類についても記載されています。
それに様式の記載事例も載っているので、どこに何を記載すれば良いのか、入力すれば良いのかがすぐにわかります。
🔺に関しては、実際に私も参考にさせていただいておりました。
どういったときにどの申請が必要かなど、非常に見やすいマニュアルになっていましたので未経験の時期は非常に助かったのを覚えています。
それに割とコンパクトなサイズ感になっているので持ち運びにも便利ですし、仮に机や引き出しにしまうとしてもそこまで場所を取りません。
給与計算のマニュアル
手続きに比べ、給与計算は非常に複雑でわかりくい部分が多いです。
※手続き同様、給与計算ソフト等で簡略化されていますので慣れればすぐできます。
ですが、困った時のためにマニュアル本は必要です。
🔻給与計算のマニュアル本🔻
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給与計算の計算方法だけでなく、給与に関与する手続きに関しても説明されています。
そして時期によって発生する手続きも記載されていますので、内容はわからなくともこの時期になったらこの手続きが発生するのかということを事前に把握し、調べておくことができれば、何もわからない状態で手続きを行うより幾分かスムーズに理解しながら手続きを行うことが可能です。
特に未経験者は、手続きや問い合わせの時にわからない状況になった時の対処法について気になるかと思います。
これらの冊子がそばにあれば基本的なことは対応可能なので是非とも準備しておきましょう。
法律の参考書
業務は手続き業務がほぼと言いましたが、これらの手続きはすべて法律に基づいて作成されます。
つまり、法律を知っているのと知らないのとでは理解に大きく差が生まれます。
業務についても手続きが多いと伝えましたが、全てではありません。
クライアントから
- 給付金の支給条件
など手続きのマニュアルだけでは対応しきれないこともあります。
こういった時に便利なのが、「社労士試験の対策本」です。
市販されている冊子で十分かと思います。
🔻おすすめ参考書🔻
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社労士が扱う法律はかなり多いです。
それらをまとめている一冊の本があれば、すぐに確認できます。
そして法律は毎年法改正されるので、常に新しい情報を把握しておく必要があります。
市販版であれば金額的にも安いですので、オススメです。
入社後あれば便利なアイテム
ここからは、業務内容とは異なります。
しかし、あればかなり楽になるので紹介しておきます。
ブックスタンド
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業務上、個人情報が載った書類を扱います。
それもかなりの書類が机の上で広げることになるので、書類をまとめるためにもブックスタンドがおすすめです。
それに普段使う資料やマニュアルを引き出しの中にしまうのではなく、常に見えるところに置いておくことで確認しやすい環境になります。
レタートレー（縦型）
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基本的にはブックスタンドと同じですが、
ファイルなどスタンドに立てにくい書類に関しては、この「レタートレー」がオススメです。
そして、かなりわかりやすく分けることができます。
例えば・・・・
申請書類については「未申請書類」と「申請済書類」で分けることができます。
問い合わせに関しても「対応中書類」と「対応済書類」
「今日行う業務」や「終わった業務」といった分け方ができれば、書類の管理が非常にしやすい。
書類の混雑を防ぐためにも、非常に便利なアイテムです。
まとめ
いかがだったでしょうか。
社労士業務や人事は従業員の生活に大きく影響する業務なので、ミスは避けたいところです。
計算を間違えれば、再計算すれば良いという問題ではありません。
修正するだけでもいくつもの手続きが発生する可能性があります。
これらのミスを少しでも防ぐためには、それらを調べることのできる情報源が必要です。
常に調べることのできるアイテムがあるのとないのとでは、業務における安心感が大きく違います。
それに、わからないことは人に聞く前に調べる習慣をつけることができれば
他の業種で未経験入社することになっても、その習慣が身についていれば業務の理解がしやすく、自信を持って業務に携わることができるでしょう。
社労士や人事に関わらず、事前準備はどこの業界でも必要です。
「未経験入社だから、入社してからでいいや〜」
という考え方は甘いです。
入社後大変な目に遭うかもしれません。
事前準備をしっかりして、短期間で未経験を卒業できるようにしましょう。